La factura, también llamada documento equivalente, es un formato que sirve para demostrar hechos económicos. Se trata de un documento comercial que registra los datos de una venta o la prestación de un servicio. Es la prueba física de que una operación se ha realizado entre las dos partes: comprador y vendedor, de una manera legal y satisfactoria.
Con la factura se puede demostrar que la operación es válida y que se han pagado los impuestos correspondientes. La información detallada que lleva escrita respalda por completo cada actividad entre el cliente y la empresa. Para que ambas partes vayan sincronizadas, la factura se tiene por duplicado, una para el cliente y otra para la empresa.
La factura sirve para:
Principalmente, para demostrar que se ha entregado un producto o servicio, por el que se ha cobrado una cantidad determinada, que se explica por partes. Hay una serie de requisitos que se deben de cumplir respecto a la emisión y manejo de facturas, y son los siguientes:
- Para exigir un pago que todavía no se realiza, el vendedor debe de presentar la factura
- Toda empresa está obligada a emitir facturas para respaldar todas sus ventas
- En todo servicio después de una venta, es indispensable tener la factura, y mostrarla para que se efectúe una devolución o una reclamación, ya sea por parte del vendedor o por parte del comprador.
- Ante cualquier problema que pueda surgir entre los dos participantes, la factura es el justificante y la garantía, y es la que “tiene la última palabra” para esclarecerlo todo.
La factura es un documento que ayuda a la empresa como un justificante fiscal que explica a la Secretaria de Hacienda cada ingreso que se percibe y cada gasto efectuado, entre los que se incluyen los impuestos correspondientes al producto vendido o el servicio prestado, como por ejemplo el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Un gasto que no se incluya en una factura no es un gasto que vaya para efectos tributarios. A eso hay que agregar que no podrá ponerse dentro de la contabilidad de la empresa.
Si el comprador o receptor del servicio no llena los requisitos legales por parte del obligado a facturar, no le serán aceptados los costos, deducciones e impuestos descontables que pretendan soportarse con la factura emitida.
Datos que debe llevar una factura
Una factura, para tener validez, debe contener la siguiente información:
- La palabra “Factura” para nombrar el documento, como encabezado
- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o prestador de servicio
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del cliente de los bienes o servicios, y discriminación del IVA pagado
- Un folio o número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas
- La fecha de su expedición
- La descripción especifica o general de los artículos vendidos o los servicios prestados
- Valor monetario total de la operación
- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura
- Indicio de la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas
Aspectos legales de la factura
El artículo 615 del Estatuto Tributario establece que para efectos fiscales, todas las personas o entidades que actúen como comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios relacionados con estas, o enajenen productos de la actividad agrícola o ganadera, deberán emitir una factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que se realicen.
Una vez consolidada la venta o el servicio prestado, debe de emitirse la factura que le corresponda. Las facturas deben contener la fecha de su expedición, la que debe cuadrar con la de realización de la operación de venta o de la prestación del servicio. Legalmente, la obligación es conservar una única copia de la correspondiente factura. Esto no indica que el obligado no pueda conservar más copias para otros asuntos.
